De AI-praktijk / nr. 04 Pijler: Werkwijze
De opdrachten die je steeds opnieuw geeft
 

Als je het drie keer vroeg, hoort het vast te liggen

Er is een simpel signaal dat je iets zou moeten automatiseren, en het staat recht voor je neus: je hebt het al drie keer op vrijwel dezelfde manier aan je AI gevraagd. Een los verzoek voelt als een klusje. Maar datzelfde verzoek voor de derde keer is geen klusje meer, het is een workflow die je nog niet hebt vastgelegd.

In mijn aanpak heet dat drag: werk dat telkens opnieuw langs jou moet omdat het nergens vastligt. De vijf hieronder zijn opdrachten die ik en veel ondernemers steeds opnieuw geven, zonder er ooit een vaste vorm van te maken. Zonde, want juist die herhaling maakt ze perfect om te automatiseren. Dit zijn bewust de dingen die ik zelf nog niet allemaal heb vastgelegd, terwijl het al lang had gekund.

Waar ik "je AI" schrijf, bedoel ik het model van je keuze: Claude, Codex, Gemini of een ander. De aanpak werkt met allemaal, en dat is precies de bedoeling: geen afhankelijkheid van een leverancier.

 
Het bedrijfsdossier dat je elke keer opnieuw opvraagt
Nieuw idee  Bedrijf uitzoeken

1. Het bedrijfsdossier dat je elke keer opnieuw opvraagt

Voor elk verkoopgesprek, elke partner of elke sollicitant vraag je hetzelfde: zoek dit bedrijf even uit. En elke keer krijg je het in een net iets andere vorm terug. Leg die vorm een keer vast, en voortaan krijg je hetzelfde nette dossier met alleen een naam en een website als input.

Hoe het werkt

Je AI doorzoekt openbare bronnen en vult een vast sjabloon: wat het bedrijf doet, omvang en sector, actuele signalen om op in te haken, en een paar concrete gesprekshaakjes. Elke keer dezelfde structuur, dus je hoeft nooit meer te sturen op de vorm.

Zo doe je het zelf

1
Schrijf één keer op welke velden jij altijd wilt weten voor een gesprek.
2
Laat je AI van een bedrijfsnaam en website automatisch dat vaste dossier maken.
3
Bewaar de dossiers op een vaste plek, zo bouw je vanzelf een kennisbank op.
4
Twijfel over een veld? Laat de bron erbij zetten zodat je het kunt controleren.
 
Teksten in jouw stem, zonder je stijl elke keer uit te leggen
Nieuw idee  In jouw stem

2. Teksten in jouw stem, zonder je stijl elke keer uit te leggen

Je vraagt vaak om iets te herschrijven in jouw toon, en elke keer leg je opnieuw uit hoe je klinkt: niet te formeel, geen holle marketingtaal, kort en concreet. Dat hoef je maar één keer te doen. Leg je stijl vast, en je AI schrijft er voortaan naar.

Hoe het werkt

Uit een handvol teksten die echt als jij klinken, destilleert je AI een stijlprofiel: je woordkeuze, je ritme, wat je juist niet zegt. Daarna lever je ruwe input en krijg je tekst terug die al in jouw stem staat, klaar om te finetunen.

Zo doe je het zelf

1
Verzamel drie tot vijf teksten die klinken zoals jij wilt klinken.
2
Laat er een kort stijlprofiel van maken: toon, wel-doen en niet-doen.
3
Bewaar dat profiel en verwijs ernaar bij elke schrijfopdracht.
4
Werk het profiel bij zodra je merkt dat iets net niet klopt.
 
Alles meteen in drie talen, in plaats van drie keer vragen
Nieuw idee  NL / EN / DE

3. Alles meteen in drie talen, in plaats van drie keer vragen

Je materialen bestaan in het Nederlands, Engels en Duits. Nu vraag je vertalingen los aan, telkens opnieuw. Maak er één stap van: elke nieuwe tekst komt automatisch in alle drie de talen, met dezelfde toon en dezelfde vaste vakbegrippen.

Hoe het werkt

Je AI vertaalt niet woord voor woord, maar behoudt je toon en gebruikt per taal jouw vaste termen. Zo klinkt de Duitse versie niet als een letterlijke omzetting, maar als iets wat je zelf geschreven had.

Zo doe je het zelf

1
Leg je kernbegrippen vast: hoe je ze in NL, EN en DE wilt hebben.
2
Laat elke nieuwe tekst automatisch in de drie talen terugkomen.
3
Laat je toon meereizen, niet alleen de losse woorden.
4
Controleer steekproefsgewijs, zeker bij vaktermen die net anders liggen.
 
Visuals in je eigen stijl, automatisch in plaats van elke keer opnieuw uitleggen
Nieuw idee  Beelden erbij

4. Visuals in je eigen stijl, automatisch in plaats van elke keer opnieuw uitleggen

Je vraagt regelmatig om afbeeldingen bij je content, en elke keer leg je de stijl opnieuw uit. Deze nieuwsbrief is er zelf een voorbeeld van. Leg je beeldstijl één keer vast in een recept, en alles wat je daarna maakt ziet eruit als één familie.

Hoe het werkt

Een vast beeldrecept legt je kleuren, vormen en sfeer vast. Je AI genereert daar consistente beelden mee, dus je content oogt herkenbaar van jou, zonder dat je grafisch werk hoeft uit te besteden of elke keer opnieuw hoeft te beschrijven.

Zo doe je het zelf

1
Bepaal je vaste beeldstijl: kleuren, vorm en sfeer.
2
Laat daar een herbruikbaar recept van maken dat je steeds opnieuw voedt.
3
Genereer de beelden per stuk content uit datzelfde recept.
4
Pas het recept één keer aan als je stijl verandert, niet elk beeld apart.
 
Lange thread of document, terug als één besluit en een actielijst
Nieuw idee  Samenvatten plus acties

5. Lange thread of document, terug als één besluit en een actielijst

Je stuurt vaak een lange mailthread of een dik document door met de vraag: vat dit even samen en haal de acties eruit. Altijd dezelfde behoefte, altijd handmatig. Geef het een vaste vorm en je krijgt elke keer hetzelfde bruikbare overzicht terug.

Hoe het werkt

Je AI comprimeert het geheel tot het besluit, de open punten en de concrete acties met eigenaar en deadline. Vast format, dus je scant het in seconden en weet meteen wat er moet gebeuren.

Zo doe je het zelf

1
Bepaal je vaste samenvat-format: besluit, open punten, acties met eigenaar.
2
Laat elk lang stuk automatisch in dat format terugkomen.
3
Laat de acties meteen doorzetten naar je takenlijst of agenda.
4
Bewaar de samenvatting bij het origineel, zo blijft de context vindbaar.
 

Je herhaling is je automatiserings-lijst

Je hoeft niet te bedenken wat je moet automatiseren. Je hebt het antwoord al gegeven, elke keer dat je je AI hetzelfde vroeg. De kunst is alleen om die herhaling op te merken en er een vaste vorm van te maken.

1
Houd een week bij wat je meer dan twee keer op dezelfde manier vraagt.
2
Kies de opdracht die het vaakst terugkwam. Dat is je grootste tijdlek.
3
Leg de vaste vorm vast: welke input erin gaat en welk resultaat je wilt.
4
Leg het vast als een vaste taak, en het verzoek dat je tien keer deed doe je nooit meer met de hand.
 

Volgende stap

Wil je weten waar jouw grootste herhaling zit?

De Ombouw-scan meet in vijf minuten waar in jouw bedrijf de meeste tijd weglekt in herhaling en afstemming. Precies de plekken die je zou moeten vastleggen. Gratis, in je eigen tempo.

Doe de Ombouw-scan · 5 min Open het Ombouw-Werkboek
 

Structurele onafhankelijkheid, niet eenmalige automatisering.

Geschreven door Marcel, met behulp van AI. Editie 04 van De AI-praktijk. Meer op marcelesai.com.

Zelf aan de slag of sparren over waar je begint? Mail gerust: marcel@marcelesmanagement.com