Deel twee: nog vijf klussen die je zelf in de vingers krijgt

In de vorige editie liet ik vijf automations zien die ik dagelijks draai. Deze keer ga ik verder. Drie hiervan komen opnieuw uit mijn eigen praktijk, herkenbaar aan het label Uit mijn eigen stack. De laatste twee zijn ideeen die ik nog niet draai, maar die zo waardevol zijn dat ik ze zelf op de rol heb staan. Die herken je aan Nieuw idee.

De rode draad blijft hetzelfde: geen kant-en-klare tool die je afhankelijk maakt, maar een aanpak die je zelf snapt en kunt aanpassen. Bij elke leg ik uit hoe hij werkt en hoe je hem zelf opzet. Lees, kies er een uit, en bouw hem deze week. De rest kan wachten.

Waar ik "je AI" schrijf, bedoel ik het model van je keuze: Claude, Codex, Gemini of een ander. De aanpak werkt met allemaal, en dat is precies de bedoeling: geen afhankelijkheid van één leverancier.

1. Het dossier ligt klaar voordat je de call in gaat

Je rolt van de ene afspraak in de andere en hebt geen tijd om je goed voor te bereiden. Dan zit je in gesprek en denk je: waar hadden we het de vorige keer ook alweer over? Deze automation zet vlak voor elke afspraak een kort dossier klaar: met wie praat je, wat speelde er, welke punten staan open en wat is er recent bij dat bedrijf gebeurd. Je gaat elk gesprek in alsof je er een uur voor hebt gaan zitten.

Hoe het werkt

De AI kijkt in je agenda welke afspraken eraan komen, zoekt per deelnemer de context bij elkaar uit je mail, notities en het web, en vat dat samen tot een briefing. Die krijg je een vaste tijd van tevoren, bijvoorbeeld elke ochtend voor je eerste call.

2. Zie welke klant dreigt af te haken, voordat hij opzegt

Een klant die vertrekt, kondigt dat zelden aan. De signalen zijn er wel: minder contact, langzamer betalen, stiller worden. Alleen zie je ze pas als het te laat is. Deze automation houdt de gezondheid van je klantenbestand in de gaten en geeft elke klant een simpele score: gezond, let op, of risico. Zo weet je waar je deze week even moet bijsturen, in plaats van achteraf te horen dat iemand weg is.

Hoe het werkt

De AI kijkt periodiek naar signalen per klant (laatste contact, openstaande punten, betaalgedrag, gebruik) en zet die om in een gezondheidsscore. Klanten die zakken, komen bovenaan met een korte reden erbij, zodat jij gericht een belletje of mailtje kunt doen.

3. Van een gesprek naar een week aan content, zonder blok voor je hoofd

Je weet dat je zichtbaar moet blijven, maar content maken schiet er altijd bij in. Toch zit de beste content al in je werk: in de gesprekken die je voert, de vragen die klanten stellen, de dingen die je uitlegt. Deze automation oogst dat. Uit één goed gesprek of een week aan notities haalt ze concrete ideeen voor een LinkedIn-post, een nieuwsbriefonderwerp en een blog, in jouw eigen woorden.

Hoe het werkt

De AI leest je gesprekken, notities of opnames van de afgelopen week en destilleert daar de meest deelbare inzichten uit. Per inzicht levert ze een kant-en-klaar concept in een formaat dat past bij het kanaal, klaar om te redigeren en te plaatsen.

4. Facturen en offertes die zichzelf opvolgen

Geld dat binnen zou moeten komen, blijft vaak hangen omdat niemand tijd heeft om achter facturen en offertes aan te gaan. Dat is zonde, want opvolgen werkt bijna altijd. Deze automation neemt het beleefde zeurwerk over. Betaalt een klant niet op tijd, of blijft een offerte stil, dan gaat er automatisch een vriendelijke herinnering uit op vaste momenten. Jij houdt je handen vrij en je cashflow op peil.

Hoe het werkt

De AI houdt bij welke facturen en offertes openstaan en hoe lang al. Op vaste momenten (bijvoorbeeld dag 3, 7 en 14) stuurt ze een oplopend beleefde herinnering. Zodra er betaald of gereageerd is, stopt de reeks vanzelf. Jij ziet alleen wat echt jouw aandacht nodig heeft.

5. Je eigen kennisbank die gewoon antwoord geeft

Alle kennis van je bedrijf zit verspreid: in oude offertes, notulen, mailtjes en documenten. Als je iets zoekt, ben je zo een half uur kwijt. Deze automation maakt van al die losse stukken een tweede brein waar je gewoon een vraag aan stelt. 'Wat spraken we vorig jaar met die klant af over de prijs?' Antwoord binnen seconden, met de bron erbij zodat je het kunt controleren.

Hoe het werkt

Je verzamelt je documenten en notities op een plek. De AI leest ze en beantwoordt daarna je vragen in gewone taal, met verwijzing naar het document waar het antwoord vandaan komt. Nieuwe stukken voeg je toe en die worden meteen meegenomen. Zo wordt je kennis bruikbaar in plaats van begraven.

Van idee naar draaiende automation

Het verschil tussen deze twee edities is klein: sommige draai ik al, andere staan op de planning. Voor jou werkt het net zo. Je hoeft niet alles tegelijk te doen. Je hoeft alleen te beginnen.

Volgende stap

Van los voorbeeld naar een team dat het zelf kan

Elke automation hierboven is een oefening in hetzelfde principe: eerst je proces snappen, dan pas AI. Wil je dat structureel aanpakken? Begin gratis met de zelfscan of het werkboek, in NL, EN of DE.